Chức năng "Tạo khách hàng bằng cách nhập file" cho phép người dùng nhanh chóng thêm nhiều khách hàng mới vào hệ thống chỉ với vài thao tác đơn giản. Thay vì nhập thủ công từng khách hàng, bạn có thể tải lên một file dữ liệu mẫu và nhập thông tin khách hàng mới. Sau khi nhập file, hệ thống sẽ tự động xử lý và thêm các bản ghi vào cơ sở dữ liệu sau khi xác minh và chuẩn hóa dữ liệu.
Lợi ích:
Tiết kiệm thời gian khi cần nhập số lượng lớn khách hàng.
Giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
Dễ dàng đồng bộ dữ liệu từ các nguồn bên ngoài.
Hướng dẫn tạo khách hàng bằng cách nhập file
1. Nhà bán vào phần Nhập dữ liệu và chọn Tải mẫu Excel.
File mẫu mặc định sẽ có rất nhiều cột thông tin dễ khiến cho việc nhập dữ liệu trở nên phức tạp. Do đó, bạn có thể chọn các dữ liệu hiển thị trên file để giới hạn lại thông tin cần nhập.
Sau đó, chọn Tải mẫu excel
2. Bạn có thể tham khảo cách nhập những thông tin khác trong Bảng thông tin trên file nhập tạo khách hàng bên dưới.
3. Sau khi hoàn tất chỉnh sửa thông tin, bạn tải lại file lên hệ thống và chọn cột dữ liệu tương ứng. Vì Haravan cho phép linh hoạt chọn các cột thông tin cần nhập, nên khi tải file lên, bạn cần chọn đúng các cột có trong file.
- Nếu file có đầy đủ các cột theo mẫu, bạn chọn tất cả.
- Nếu chỉ dùng một vài cột, chỉ cần chọn những cột đó. au khi đã hoàn tất nhập thông tin, bạn nhập lại file lên hệ thống.
4. Khuyến khích chọn Ghi đè lên các khách hàng hiện tại có cùng số điện hoặc email và chọn Nhập dữ liệu.
Lưu ý: Nếu thông tin khách hàng trong file trùng với khách hàng đã có trên hệ thống (trùng số điện thoại hoặc email) và không chọn ghi đè, hệ thống sẽ tạo một khách hàng mới trùng lặp.
5. Sau vài phút, bạn tải lại trang và kiểm tra email để xem thông báo nhập file dữ liệu.
Xử lý lỗi trên file nhập
1. Khi nhập file lên hệ thống, nếu file có lỗi do nhập sai định dạng, thiếu nội dung,...,hệ thống sẽ thông báo, bạn hãy kiểm tra trong phần thông báo nhập file
Chọn Tải chi tiết lỗi
Trên file, bạn xem chi tiết lỗi từng dòng ở cột Chi tiết
Dựa trên thông báo lỗi này, bạn sửa lại thông tin trên file chính (không sửa trên file chi tiết lỗi).
Sau khi đã hoàn tất chỉnh sửa, bạn thực hiện nhập lại file lên hệ thống.
Bảng thông tin trên file nhập tạo khách hàng
Thông tin | Cách nhập |
Họ và tên | VD: Nguyễn Văn A |
Số điện thoại | VD: ‘0987645343 Lưu ý: 
|
Email | VD: nguyenvana@gmail.com |
Ngày sinh | Nhập đúng theo định dạng năm-tháng-ngày VD: 1997-12-02 |
Giới tính | Nhập nam hoặc nữ |
Công ty | Tên công ty VD: Công ty Dược phẩm Pharco |
Số điện thoại giao hàng mặc định | Khi tạo đơn hàng cho khách hàng này, hệ thống sẽ tự động ghi nhận số điện thoại này làm số điện thoại nhận hàng. VD: ‘0987645343 Lưu ý: 
|
Địa chỉ | VD: 182 Lê Đại Hành |
Mã/Phường xã | Ví dụ địa chỉ của khách là 182 Lê Đại Hành phường 15 quận 11. Để tìm và nhập mã phường/xã nhà bán hàng thực hiện: 1. Truy cập vào danh sách này để tìm mã phường xã. 2. Tại danh sách, nhà bán hàng bấm nút CtrL và nút F, tìm quận 11 và tìm phường 15 ở cột E 
3. Mã Phường/xã sẽ nằm ở cột F kế bên. Hãy nhập mã này vào file mẫu. 
|
Phường xã | Nhập phường xã trên địa chỉ Ví dụ Phường 15 |
Mã Quận/Huyện | Thực hiện tương tự thao tác nhập mã phường/xã. VD: Quận 11 có mã quận huyện là HC476. 
|
Quận Huyện | VD Quận 11 |
Mã Tỉnh Thành phố | Thực hiện tương tự thao tác nhập mã phường/xã. VD: Thành phố Hồ Chí Minh có mã là HC. 
|
Tỉnh/Thành phố | Nhập Tỉnh/Thành phố hoặc Tiểu bang (nếu địa chỉ ở nước ngoài) |
Mã Quốc gia | VD: Việt Nam có mã quốc gia VN; Mỹ có mã quốc gia USA |
Quốc gia | VD: Việt Nam; Mỹ |
ZIP Postal Code | Tìm và nhập mã bưu điện của địa chỉ VD: Mã ZIP Postal Code quận 11 Hồ Chí Minh là 743100 Mã ZIP Poscal Code bang Nevada là 89030 |
Thành phố (nước ngoài) | Dành cho khách có địa chỉ ở nước ngoài |
Tag (Nhãn) | Nhãn gắn để phân loại khách hàng VD: Khách nước ngoài, Khách coi livestream,... |
| Tổng đơn hàng | Tổng đơn hàng khách đã mua, không bao gồm đơn hủy
|
| Tổng chi tiêu | Tổng số tiền khách đã thanh toán, không bao gồm đơn hủy |
| Nợ phải thu | - Nhập số âm là bạn nợ khách hàng.
- Nhập số dương là khách hàng nợ bạn
|
| Chi tiêu tích lũy trong kì (Cần kích hoạt Cấu hình Hạng thành viên) | Nhập số dương |
| Hạng thành viên (Cần kích hoạt Cấu hình Hạng thành viên) | Ghi theo tên hạng thành viên đang cấu hình |
| Trạng thái thành viên (Cần kích hoạt Cấu hình Hạng thành viên) | Nhập Đang hoạt động hoặc Đã khóa |
| Điểm thưởng (Cần kích hoạt Cấu hình Hạng thành viên) | Nhập số dương |
| Thời gian điểm hết hạn (Cần kích hoạt Cấu hình Hạng thành viên) | Nhập theo định dạng ISO 8601  |
Ghi chú | Ghi chú sẽ hiển thị trong thông tin khách hàng khi tạo đơn VD: Khách khó tính, Khách thanh toán chuyển khoản. 
|
Nhận email Marketing | Nhập Yes nếu khách đồng ý nhận email Marketing Nhập No nếu khách không đồng ý nhận email Marketing |
